Blog

De manier waarop uw e-mails door uw e-mailclient (Outlook, Thunderbird, ...) binnengehaald worden kan u op twee manieren instellen; via POP3, of via IMAP.

In een notendop kunnen we zeggen dat bij POP3 de e-mails van de server gehaald en overgeplaatst worden naar uw computer. Bij IMAP blijven de mails op de mailserver staan zodat deze steeds online bereikbaar blijven.

We vergelijken ze even voor u: POP3 versus IMAP.

POP3

Het Post Office Protocol is momenteel aan zijn derde versie bezig, vandaar het cijfer in de naam. POP3 werkt volgens het principe van de gewone briefwisseling waarbij de post in uw brievenbus geleverd wordt en dus niet meer beschikbaar is op het postkantoor. Bij POP3 wordt de mail namlijk ook effectief op uw computer geplaatst en is deze niet meer beschikbaar op de server.

Voordelen

• Binnengehaalde mails kunnen gelezen worden zonder internetverbinding.
• Gelezen e-mails nemen geen ruimte meer in op de mailserver, wat voorkomt dat deze buiten zijn limiet geraakt.

Nadelen

• De e-mails kunnen slechts één maal gedownload worden van de server. Dit betekent dat ze enkel opgeslagen worden op één computer. Dit is dus niet aangewezen voor algemene e-mailadressen die gedeeld worden door meerdere gebruikers.
• De mails worden slechts op één computer of toestel gedownload. Dit impliceert dat u zelf zorg dient te dragen voor eventuele backups en dat u alle mails handmatig moet overzetten wanneer u een nieuwe PC in gebruik neemt.

IMAP

Het Internet Message Access Protocol stelt u in staat om uw e-mail op de server te lezen, zonder deze naar uw computer over te plaatsen. De e-mail blijft bij het lezen dus op de webserver staan.

Voordelen

• De e-mails kunnen door de host gebackupt worden aangezien ze op de server blijven staan.
• De e-mail kan vanaf meerdere werkplekken tegelijk worden gelezen.
• Als u een nieuwe PC in gebruik neemt, hoeft u de gelezen e-mails niet eerst te exporteren om ze vervolgens opnieuw te importeren.
• De mails kunnen steeds via webmail bekeken worden, in het geval er iets mis is met uw computer.

Nadelen

• De mailbox wordt niet automatisch geleegd en het is dus nodig deze op geregelde tijdstippen handmatig te legen zodat deze niet uit zijn voegen barst.
• Je kan enkel je e-mails lezen als je verbinding hebt met het internet.

Conclusie

Het gebruik van IMAP is aan te raden omdat quasi iedereen tegenwoordig over een continue internetverbinding beschikt. Bovendien is het steeds gebruikelijker om op meerdere werkplekken en apparaten (denk aan smartphones) je mails te lezen. POP3 is hier echter niet geschikt voor.

Je moet er wel rekening mee houden dat oude gelezen mails op tijd en stond van de mailserver gewist moeten worden zodat de limiet niet overschreden wordt. Anders bestaat het risico dat nieuwe e-mail niet toekomt terwijl je mailbox in je e-mailclient toch leeg lijkt te zijn.

Spammails zijn e-mails die je ongewenst in je mailbox ontvangt. Dit zijn vaak mails in slecht geschreven Engels van vreemde e-mailadressen. Vaak vertelt men hierin dat je een som geld hebt gewonnen.

Hoe komt men aan mijn e-mailadres?

De kans is groot dat je je e-mailadres zelf gegeven hebt bij het inschrijven op een nieuwsbrief of bij het online bestellen van een product.
Wens je niet langer opgenomen te worden in e-maillijsten dan kan je je adres opgeven op de Robinsonlijst.

Wat doe ik tegen spam?

Wat doe je nu eigenlijk best met de spammails die je ondanks alles toch nog ontvangt?

• De meeste mailservers hebben een mailbox waarbij je misbruik van e-mailadressen kunt melden. Daarvoor wordt meestal het adres 'abuse' gebruikt. Dus als je Comsa ervan zou willen verwittigen dat zij een spammer huisvesten kan je een mailtje naar abuse@comsa.be sturen.
  
  Blijkt dit adres niet te bestaan dan kan je je klacht ook naar de postmaster van de betreffende site sturen. Als het een nette host is zullen zij je vragen om meer informatie te verstrekken (bijvoorbeeld een kopie van de header), zodat zij de spammer kunnen achterhalen en aanspreken op zijn gedrag.
   
• Met behulp van de zogenaamde receive-lines kun je de host van de spammer achterhalen. Als je de naam of het adres van die host in een 'whois' programmaatje invoert kun je zien wie er achter die host zit.
   
• Ga niet zelf achter de spammer aan! Ten eerste hoeft het afzenderadres niet het echte adres van de spammer te zijn, dus in dat geval zou je een onschuldige verwijten kunnen gaan maken. Ten tweede maak je jezelf op die manier kwetsbaar. Laat de postmasters dit klusje voor jou opknappen; zij kunnen veel effectiever optreden dan je zelf zou kunnen doen.
   
• Antwoord niet op berichten die op spam lijken! Ook al suggereert het bericht dat je door te antwoorden van verdere ongewenste mail verstoken blijft of dat je de loterij in een vreemd land gewonnen hebt. Dit is niet het geval, het is veeleer een bevestiging voor de spammer dat de post voor jouw adres daadwerkelijk gelezen wordt.
  
  Ontvangt je spam via een nieuwsgoep of discussielijst, reageer hierop dan nooit door het te beantwoorden in de groep of de lijst. Zo maak je het probleem van spam alleen maar groter.
   
• Er zijn sites die beloven dat ze je e-mailadres van spamlijsten kunnen verwijderen. De meeste van die sites zijn zelf verhulde spamlijsten die zoveel mogelijk adressen proberen te verzamelen. Sommige zullen best welwillend zijn en echt proberen je te vrijwaren van spam, maar dat is een belofte die ze nooit kunnen nakomen.
  
  Sterker nog ze leveren zelfs een bijdrage aan het probleem, doordat een handige spammer hun lijst kan misbruiken om juist spam naar die adressen te zenden waarvan bekend is dat er een persoon is die de daaraan gerichtte post leest!
  
  Een spamlijst die wél te vertrouwen is, is de Robinsonlijst.

Heb je vragen of bemerkingen bij dit artikel? We vernemen het graag van u.

Steeds vaker zie je dat e-mails verstuurd vanuit een professionele account voorzien zijn van een digitale handtekening. Deze bevat naast de adresgegevens en de functie van de afzender meestal ook het logo van de firma waarvoor deze persoon werkt.

Zo een automatische handtekening is bijgevolg niet alleen handig omdat je meteen de contactgegevens van je correspondent hebt, maar het komt ook heel professioneel over als de layout overeenstemt met de huisstijl van de firma.

Zelf kan je je e-mails ook voorzien van een dergelijke “signature” aan de hand van onderstaande handleiding.

Hoe ga ik te werk?

Eerst en vooral kijk best eens na welke logo's je in je handtekening wil plaatsen. Het logo van je firma, een logo voor de link naar je Facebookprofiel, je Twitteraccount, je LinkedInpagina, ...

Standaardlogo's voor deze sociale netwerksites kan je eenvoudig vinden via Google Afbeeldingen, of op grafische sites waar men logo's ontwikkeld heeft hiervoor in één bepaalde huisstijl.

Deze afbeeldingen kan je wijzigen via een eenvoudig grafisch programma zoals Microsoft Picture Viewer en kan je reduceren tot een grootte van 64 x 64 pixels.

Je handtekening toevoegen in je e-mailprogramma

De manier om je handtekening toe te voegen is anders per e-mailprogramma. Kies hieronder het e-mailprogramma die je gebruikt.

• Je handtekening toevoegen in Outlook 2010
• Een handtekening maken en toevoegen in Outlook 2007
• Een HTML-handtekening toevoegen aan Outlook 2007

Problemen of vragen over het opmaken en toevoegen van je e-mailhandtekening? We helpen je graag verder.