De manier waarop uw e-mails door uw e-mailclient (Outlook, Thunderbird, ...) binnengehaald worden kan u op twee manieren instellen; via POP3, of via IMAP.
In een notendop kunnen we zeggen dat bij POP3 de e-mails van de server gehaald en overgeplaatst worden naar uw computer. Bij IMAP blijven de mails op de mailserver staan zodat deze steeds online bereikbaar blijven.
We vergelijken ze even voor u: POP3 versus IMAP.
POP3
Het Post Office Protocol is momenteel aan zijn derde versie bezig, vandaar het cijfer in de naam. POP3 werkt volgens het principe van de gewone briefwisseling waarbij de post in uw brievenbus geleverd wordt en dus niet meer beschikbaar is op het postkantoor. Bij POP3 wordt de mail namlijk ook effectief op uw computer geplaatst en is deze niet meer beschikbaar op de server.
Voordelen
- Binnengehaalde mails kunnen gelezen worden zonder internetverbinding.
- Gelezen e-mails nemen geen ruimte meer in op de mailserver, wat voorkomt dat deze buiten zijn limiet geraakt.
Nadelen
- De e-mails kunnen slechts één maal gedownload worden van de server. Dit betekent dat ze enkel opgeslagen worden op één computer. Dit is dus niet aangewezen voor algemene e-mailadressen die gedeeld worden door meerdere gebruikers.
- De mails worden slechts op één computer of toestel gedownload. Dit impliceert dat u zelf zorg dient te dragen voor eventuele backups en dat u alle mails handmatig moet overzetten wanneer u een nieuwe PC in gebruik neemt.
IMAP
Het Internet Message Access Protocol stelt u in staat om uw e-mail op de server te lezen, zonder deze naar uw computer over te plaatsen. De e-mail blijft bij het lezen dus op de webserver staan.
Voordelen
- De e-mails kunnen door de host gebackupt worden aangezien ze op de server blijven staan.
- De e-mail kan vanaf meerdere werkplekken tegelijk worden gelezen.
- Als u een nieuwe PC in gebruik neemt, hoeft u de gelezen e-mails niet eerst te exporteren om ze vervolgens opnieuw te importeren.
- De mails kunnen steeds via webmail bekeken worden, in het geval er iets mis is met uw computer.
Nadelen
- De mailbox wordt niet automatisch geleegd en het is dus nodig deze op geregelde tijdstippen handmatig te legen zodat deze niet uit zijn voegen barst.
- Je kan enkel je e-mails lezen als je verbinding hebt met het internet.
Conclusie
Het gebruik van IMAP is aan te raden omdat quasi iedereen tegenwoordig over een continue internetverbinding beschikt. Bovendien is het steeds gebruikelijker om op meerdere werkplekken en apparaten (denk aan smartphones) je mails te lezen. POP3 is hier echter niet geschikt voor.
Je moet er wel rekening mee houden dat oude gelezen mails op tijd en stond van de mailserver gewist moeten worden zodat de limiet niet overschreden wordt. Anders bestaat het risico dat nieuwe e-mail niet toekomt terwijl je mailbox in je e-mailclient toch leeg lijkt te zijn.